Kaufmann/-frau für Büromanagement (Bürokaufmann/-frau)

Ob bei einem großen Chemiekonzern, einer Modekette für High-Fashion oder dem lokalen Radiosender – Kauffrauen für Büromanagement arbeiten in so gut wie jeder Branche, ganz egal, wie gigantisch oder überschaubar das Unternehmen ist. Dort erwarten sie sowohl klassische organisatorische Tätigkeiten als auch verschiedene unternehmensspezifische Aufgaben, beispielsweise aus dem Bereich Eventplanung. Wahrscheinlich ist die große Vielfalt in diesem Beruf auch der Grund, wieso diese Ausbildung eine der beliebtesten überhaupt ist.  

Was macht eine Kauffrau für Büromanagement?

Arbeiten am Telefon: Wichtige Anrufe an den Chef weiterleiten, Kundenfragen beantworten oder Dienstleister wegen einer Auftragsabwicklung kontaktieren – viele Arbeitsschritte einer Bürokauffrau laufen über das Telefon.

Arbeiten am Computer: Als Kauffrau für Büromanagement beantwortet man E-Mails, überwacht Zahlungseingänge, verfasst Geschäftsbriefe und ist mit allen gängigen Computerprogrammen, wie Word, PowerPoint und Excel, vertraut.   

Arbeiten am Empfang: Sobald ein Termin bevorsteht, ist die Kauffrau für Büromanagement zur Stelle: Sie empfängt Bewerber bei Vorstellungsgesprächen oder Kunden, die sich angemeldet haben.

Arbeiten mit Kunden: Ob Lob oder Kritik – wenn Beschwerden oder Verbesserungswünsche von Kunden reinkommen, nehmen Kaufleute für Büromanagement dazu Stellung oder geben es an die zuständigen Mitarbeiter weiter. Zudem leiten sie Bestellaufträge weiter und beantworten beispielsweise Kooperationsanfragen.  

Arbeiten mit Kollegen: Kaufleute für Büromanagement verwalten auch Vertragsänderungen und die Stammdaten der Mitarbeiter – vom Beginn der Tätigkeit bis zum Wohnort. Außerdem buchen sie Hotels oder Flugtickets für die nächste Geschäftsreise und erklären, wie die Reisekostenabrechnung funktioniert. 

Arbeiten in der Buchführung: Als Kauffrau für Büromanagement verwaltet man Rechnungen, überwacht Zahlungen oder führt Kassenbuch.

Organisatorische Arbeiten: In manchen Fällen kommt es vor, dass man Firmenevents plant oder Sitzungen vorbereitet. Termine koordinieren muss man hingegen immer. Und wenn Büromaterial wie Druckerpapier oder Briefbögen ausgehen, sorgen Kauffrauen im Büromanagement für Nachschub. 

Warum sollte man Kaufmann für Büromanagement werden?

Wenn man einen Beruf mit geregelten Arbeitszeiten sucht, ist man hier genau richtig. Zudem erwarten einen täglich unterschiedliche Aufgaben: Zwar arbeitet man oft am Computer, gleichzeitig hat man aber auch häufigen Kontakt mit Kunden oder Mitarbeitern. Möchte man sich im Laufe der Zeit beruflich in einer anderen Branche neuorientieren, eignet sich dieser Beruf dazu bestens: Schließlich gibt es diese Position nahezu in jeder Firma und in jedem Geschäftsbereich.   

Wo kann ich als Kaufmann für Büromanagement arbeiten?

Die Frage sollte eher lauten: Wo kannst du NICHT arbeiten? Die meisten Unternehmen haben ein Büro, über das die organisatorischen Aufgaben ablaufen. Deswegen findest du auch in fast jeder Branche einen Job. Ob in einem Finanzunternehmen, bei Energiekonzernen oder sogar in einem Kaufhaus – die Auswahl ist riesig.    

Wie sind die Arbeitszeiten als Kaufmann für Büromanagement?
Kauffrauen für Büromanagement haben mit einer üblichen 40-Stunden-Woche einen geregelten Arbeitsalltag, der täglich ungefähr acht Stunden dauert. Ob häufig Überstunden anfallen, hängt ganz vom jeweiligen Unternehmen ab.

Was muss ich für ein Typ sein, um Kaufmann für Büromanagement zu werden?

Organisationstalent

Mit deinen organisatorischen Fähigkeiten hast du alles im Blick: wann Rechnungen rausgehen, wann Termine anstehen und wann neue Mitarbeiter ihre Verträge unterschreiben müssen.

Menschenfreund

Du bist die Ansprechperson für Chefs, Mitarbeiter und Kunden, weswegen du kommunikativ und aufgeschlossen sein solltest.  

Perfektionist

Ein Komma an der falschen Stelle kann schnell mal zu einer fälschlich überwiesenen Millionensumme führen – mit deiner sorgfältigen Arbeitsweise kann dir sowas nicht passieren.

Wie läuft die Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement ab?

Es handelt sich um eine dreijährige duale Ausbildung, was bedeutet, dass man als Azubi ein paar Tage in der Woche in einem Unternehmen verbringt und die restlichen Wochentage in einer Berufsschule. In seltenen Fällen finden die theoretischen Phasen im Blockunterricht statt. Dann ist man für mehrere Monate am Stück im Unternehmen und anschließend für mehrere Wochen in der Berufsschule. Im ausbildenden Unternehmen kommen die angehenden Kaufleute für Büromanagement von Beginn an in einer festen Abteilung unter und lernen dort alle Arbeitsabläufe kennen. In so genannten Wahlqualifikationen, wie zum Beispiel Personalwirtschaft oder Logistik, spezialisieren sich die Auszubildenden im zweiten Jahr.

Was lernt eine Kauffrau für Büromanagement in der Berufsschule?

In der Berufsschule werden zwei große Bereiche abgedeckt: Büroprozesse und Geschäftsprozesse. Zu den Büroprozessen zählt unter anderem die Informationsverarbeitung, also alle Vorgänge, wie Daten gesichert und gepflegt werden. Auch auf dem Lehrplan: wie der Posteingang richtig bearbeitet wird und welche Risiken Onlineprogramme mit sich bringen. Im Bereich Geschäftsprozesse lernt man, wie Aufträge bearbeitet oder Rechnungen erstellt werden und was sich hinter der kaufmännischen Steuerung verbirgt.

Erstes Lehrjahr:
Gestaltung der Büroprozesse: In diesem Bereich werden die angehenden Kaufleute für Büromanagement über Arbeitsstrategien, wie die Informationsbeschaffungsstrategie, und Methoden des Zeitmanagements informiert. Zudem setzen sie sich mit digitalen Terminplänen auseinander.    

Auftragsbearbeitung: Man lernt Tabellenkalkulationsprogramme kennen, erstellt Preisberechnungen und frischt seine mathematischen Fähigkeiten wieder auf. 

Zweites Lehrjahr:

Kundengewinnung: Im Vordergrund steht hier unter anderem die Marktsituation des Unternehmens. Man lernt dafür zunächst, welche Märkte es gibt, und wo der eigene Betrieb einzuordnen ist. So kann man bald die Wettbewerbssituation fachgerecht beurteilen.

Buchführung: Bei den Grundlagen der Buchführung erfährt man beispielsweise, was sich hinter dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung verbirgt.

Drittes Lehrjahr:

Finanzierung: Angehende Kauffrauen und Kaufmänner für Büromanagement lernen unterschiedliche Maßnahmen kennen, mit denen das Unternehmen zahlungsfähig – das Fachwort dafür ist liquide – bleiben kann und werden mit Krediten sowie Einnahmen und Ausgaben eines Betriebs vertraut gemacht.  

Projektmanagement: Welches Ziel soll im Unternehmen erreicht werden? Wie läuft die Durchführung ab und welche Hilfsmittel werden dafür gebraucht? In einem Projektteam erstellen die Auszubildenden dafür einen Projektstrukturplan.

Welche Schwerpunkte gibt es in der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement?

Nach dem ersten Ausbildungsjahr vertiefst du dein Wissen in zwei von insgesamt zehn Wahlqualifikationen. In fünf Monaten beschäftigst du dich dann intensiver mit diesen Themen. Welche genau für dich infrage kommen, entscheidest du zusammen mit deinem Unternehmen.      

Wahlpflichtqualifikationen:

Auftragssteuerung und -koordination

Hier lernt man, wie man Aufträge abwickelt, nachbearbeitet und Angebote erstellt. 

Kaufmännische Steuerung und Kontrolle

Mit dieser Spezialisierung befinden sich angehende Kaufmänner für Büromanagement im Bereich Finanzbuchhaltung und beschäftigen sich beispielsweise mit der Kostenkalkulation, in der man die Produktionskosten einer Ware ermittelt.  

Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen

Wie führt man ein Unternehmenskonto? Wann stehen Lohnabrechnungen an? Und wie erstellt man Angebote? Mit Fragen wie diesen werden kaufmännische Abläufe abgewickelt.

Einkauf und Logistik

In diesem Fall stehen Produkte, Anbieter und die auf dem freien Markt üblichen Angebote im Fokus – man analysiert dafür also den Wettbewerb mit seinen Konkurrenten. Auch ein souveränes Auftreten in Verhandlungen wird geschult.

Marketing und Vertrieb

Wie man Kunden gewinnt und diese an das Unternehmen bindet, also so genannte Akquise betreibt, steht bei dieser Spezialisierung im Mittelpunkt.

Personalwirtschaft

Urlaubstage, Reisekosten, Gehaltsabrechnungen – in der Personalwirtschaft werden diese Bereiche verwaltet. Außerdem wichtig: das Formulieren von Stellenausschreibungen.

Assistenz und Sekretariat

Diese Wahlpflichtqualifikation ist besonders wichtig für ein Unternehmen, weil hierzu beispielsweise die Terminplanung oder das Organisieren von Veranstaltungen gehören.

Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement

Mit dieser Qualifikation wird man geschult, den Betrieb bezogen auf das Unternehmensbild und das eigene Image öffentlichkeitswirksam zu präsentieren – beispielsweise durch das Pflegen der firmeneigenen Social-Media-Kanäle.

Verwaltung und Recht

Dieser Schwerpunkt bietet sich an, wenn man eine Ausbildung im öffentlichen Dienst macht und beispielsweise Bürger bei ihren Anfragen im Bürgerbüro unterstützen soll.

Öffentliche Finanzwirtschaft

Auch in diesem Fall bewegen sich Azubis im öffentlichen Dienst und bereiten unter anderem die Papiere für den Jahresabschluss vor. In diesem wird die finanzielle Lage des Unternehmens festgehalten – es wird eine so genannte Gewinn- und Verlustrechnung anhand der geprüften Rechnungen des Jahres gemacht.

Was lernt ein Kaufmann für Büromanagement in der Praxis?

Im ersten Ausbildungsjahr lernt man den Betrieb kennen und macht sich mit den typischen Aufgaben vertraut: Anrufe tätigen, E-Mails beantworten und Kunden in Empfang nehmen. Zudem fängt man mit der Auftragsabwicklung an, setzt sich mit wichtigen Programmen wie Word und Excel auseinander und koordiniert Termine. Da all diese Tätigkeiten nicht streng nach Lehrjahren unterteilt sind, werden die Aufgaben im zweiten Ausbildungsjahr ähnlich sein – es steigt jedoch die Eigenverantwortung.  

Zu Beginn des dritten Lehrjahres kommt das Thema Finanzierung hinzu, worunter beispielsweise das Verstehen und Erstellen von Rechnungen oder Monatsabschlüssen zählen. Es kann auch vorkommen, dass angehende Kaufleute für Büromanagement mit der Organisation eines Events vertraut gemacht werden.

Du solltest Kauffrau/-mann für Büromanagement werden, wenn …

• du Ansprechpartner Nr. 1 werden möchtest.
• du gut planen und organisieren kannst.
• wenn du auf geregelte Arbeitszeiten sehr großen Wert legst.

Du solltest auf keinen Fall Kauffrau/-mann für Büromanagement werden, wenn …

• für dich Mathe immer schon ein Dorn im Auge war.
• es dir schwer fällt, bei mehreren Aufgaben den Überblick zu behalten.
• du nicht gerne telefonierst.